Krajowy System e Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana ma jednolity format XML i funkcjonuje wyłącznie w systemie KSeF – to on nadaje jej numer, potwierdza poprawność oraz moment wystawienia. W praktyce oznacza to odejście od tradycyjnych faktur papierowych oraz plików PDF wysyłanych e-mailem na rzecz jednego, spójnego standardu elektronicznego.
Wdrożenie KSeF zostało zaplanowane etapowo, aby przedsiębiorcy mieli czas na przygotowanie swoich procesów i narzędzi.
Od 1 lutego 2026 roku obowiązek wystawiania faktur sprzedażowych w KSeF obejmie duże przedsiębiorstwa. Jednocześnie faktury zakupowe dla sektora MŚP będą dostępne wyłącznie w systemie, co oznacza konieczność ich odbierania za pośrednictwem KSeF.
Od 1 kwietnia 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców – także małych i średnich firm – zarówno w zakresie wystawiania, jak i odbierania faktur. Dla wielu firm będzie to moment, w którym dotychczasowe metody fakturowania przestaną być wystarczające, a zmiana narzędzi stanie się nieunikniona.
Od 1 stycznia 2027 roku obowiązkowy KSeF obejmie także mikropodatników, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.
Choć teoretycznie KSeF można obsługiwać za pomocą rządowej aplikacji, w praktyce przy większej liczbie dokumentów jest to rozwiązanie mało wygodne i czasochłonne. Program do fakturowania z pełną integracją z KSeF automatyzuje cały proces – od wystawienia faktury, przez jej walidację i wysyłkę do systemu, aż po odbiór faktur zakupowych. Użytkownik pracuje w jednym, znanym środowisku, a zgodność z przepisami realizowana jest w tle. To nie tylko oszczędność czasu, ale także mniejsze ryzyko błędów i większa kontrola nad obiegiem dokumentów.
Fakturownia to intuicyjny i sprawdzony program do fakturowania, zaprojektowany w taki sposób, aby przejście na e-fakturowanie nie wymagało rewolucji w codziennej pracy firmy. System oferuje pełną integrację z KSeF bez dodatkowych opłat, niezależnie od wybranego planu.
W praktyce oznacza to automatyczną wysyłkę faktur sprzedażowych do KSeF, bieżące sprawdzanie ich statusów oraz komunikatów o ewentualnych błędach. Program umożliwia także automatyczne pobieranie faktur kosztowych z KSeF – co 4 godziny – wraz z powiadomieniami o nowych dokumentach. Każda faktura zawiera numer KSeF, urzędowe poświadczenie odbioru (UPO) oraz plik XML, co zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi przepisami.
Co istotne, sposób wystawiania faktur w Fakturowni pozostaje taki sam jak dotychczas. Użytkownik nie musi uczyć się nowego systemu od podstaw ani zmieniać wypracowanych procesów – KSeF działa w tle, jako naturalne rozszerzenie programu.
Krajowy System e-Faktur obowiązkowy będzie już od 2026 roku. Im wcześniej zaczniesz korzystać z programu zgodnego z KSeF, tym mniej problemów napotkasz w momencie wejścia obowiązku. Fakturownia pozwala wdrożyć e-fakturowanie spokojnie, bez presji czasu i bez dodatkowych kosztów.
Zarejestruj się, przetestuj system i przygotuj swoją firmę na KSeF w praktyce – zanim stanie się obowiązkiem.
