KSeF to nie jest zmiana kosmetyczna. To zmiana sposobu, w jaki państwo uznaje fakturę za wystawioną. Od momentu wejścia obowiązku faktura sprzedażowa nie istnieje w obrocie prawnym w momencie jej wysłania do klienta, tylko w momencie jej przyjęcia przez system i nadania numeru KSeF.
Od 1 stycznia 2027 roku organ podatkowy będzie mógł nakładać administracyjne kary pieniężne za naruszenie obowiązku stosowania KSeF. W okresie przejściowym, od 1 lutego 2026 do 31 grudnia 2026 roku, możliwa będzie odpowiedzialność na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. To oznacza, że już w 2026 roku przedsiębiorca może ponosić konsekwencje za nieprawidłowe wystawianie dokumentów. To są obowiązujące przepisy.
Najczęstsze ryzyko nie polega na całkowitym ignorowaniu systemu. Problem pojawia się już w codziennych sytuacjach. Wystawiasz fakturę, wysyłasz ją klientowi i uznajesz temat za zamknięty. Tyle że dokument nie został poprawnie przesłany do bazy Krajowego Systemu e-Faktur albo nie otrzymał numeru identyfikacyjnego. Formalnie faktura nie została wystawiona.
Albo faktura kosztowa od dostawcy pojawia się w KSeF. W świetle przepisów jest uznana za doręczoną w momencie jej udostępnienia w systemie, nie w momencie jej odczytania. Jeśli jej nie sprawdzisz, i tak jest doręczona. A Ty możesz nawet o tym nie wiedzieć.
Zdarza się też, że w przyjętej fakturze jest zwykła literówka albo drobny błąd. I wtedy zaczyna się problem. W KSeF nie ma opcji „popraw i zapisz”. Jeśli dokument został przyjęty, nie da się go już zmienić. Trzeba wystawić korektę. A korekta to kolejny dokument i kolejny zapis w historii.
Organ podatkowy będzie ustalał wysokość kary indywidualnie. Pod uwagę będzie brana waga naruszenia, jego częstotliwość oraz stopień zawinienia. W wyjątkowych przypadkach możliwe jest odstąpienie od kary, na przykład gdy obowiązek nie został dopełniony wskutek działania siły wyższej.
Ale trzeba powiedzieć jasno: „nie zauważyłem” nie będzie argumentem. „System nie działał” również nie zawsze będzie wystarczającym usprawiedliwieniem. Odpowiedzialność za prawidłowe wystawienie i przesłanie faktury spoczywa na przedsiębiorcy.
Najwięcej problemów nie wynika z braku wiedzy, tylko z ręcznego pilnowania systemu. Logowanie się do KSeF, sprawdzanie statusów, kontrolowanie numerów identyfikacyjnych, monitorowanie faktur kosztowych, to wszystko zajmuje czas i generuje ryzyko, że coś umknie.
Dlatego najrozsądniejszym krokiem nie jest uczenie się rządowej aplikacji, tylko wdrożenie narzędzia, które przejmie techniczną stronę obowiązku.
I tu pojawia się rozwiązanie, z którego korzysta coraz więcej firm: www.afaktury.pl - darmowy program do faktur KSeF, który integruje się z systemem i automatycznie wysyła dokumenty, odbiera numery identyfikacyjne oraz pokazuje statusy.
Integracja programu do faktur z KSeF polega na wygenerowaniu tokenu i wklejeniu go w ustawieniach systemu. To czynność jednorazowa. Od tego momentu wystawiasz dokument w swoim panelu, tak jak zawsze. Program wysyła fakturę do KSeF, odbiera numer identyfikacyjny i aktualizuje status.
Jeśli system rządowy ma przerwę techniczną, faktura trafia do kolejki i zostaje wysłana automatycznie. Nie musisz logować się co godzinę i sprawdzać, czy dokument „przeszedł”.
Faktury kosztowe pobierają się automatycznie. Masz je w jednym miejscu razem z datą wpływu i numerem KSeF. Możesz je od razu przekazać księgowości.
Darmowy program do faktur KSeF pozwala przez 30 dni korzystać z pełnej funkcjonalności bez ograniczeń. Możesz sprawdzić w praktyce, jak działa system w Twojej firmie. Po okresie testowym nadal możesz wystawiać dokumenty w ograniczonym, bezpłatnym zakresie, a odbiór faktur kosztowych pozostaje bez limitu nawet w darmowej wersji.
Jeśli firma wystawia więcej dokumentów, pełna wersja programu do faktur kosztuje kilkanaście złotych miesięcznie. W praktyce jedna godzina ręcznego kontrolowania statusów w systemie rządowym kosztuje znacznie więcej.
Warto zrozumieć jedną rzecz. Afaktury.pl nie jest wyłącznie narzędziem do wysłania faktury do KSeF. To system, który porządkuje całą stronę finansową firmy. W jednym panelu widzisz, kto zapłacił, kto zalega, jakie masz realne przychody w danym miesiącu i jak wyglądają koszty. Możesz wystawiać faktury VAT, zaliczkowe, końcowe, proformy, korekty, dokumenty magazynowe, ustawiać faktury cykliczne i pracować w walutach z automatycznym kursem NBP.
Jeżeli prowadzisz firmę usługową, handlową czy budowlaną, możesz generować zestawienia dla księgowości w PDF, CSV lub Excelu bez ręcznego przepisywania danych. Przy większej skali działalności możliwa jest integracja przez API, dzięki której system sam wystawia dokumenty i wysyła je do KSeF. Masz historię zmian na dokumentach, dostęp dla księgowej i subkonta dla pracowników, bez potrzeby korzystania z dodatkowych arkuszy czy osobnych programów.
W praktyce oznacza to jedno: mniej ręcznej pracy, mniej ryzyka błędów i więcej kontroli nad firmą. KSeF przestaje być problemem technicznym, a staje się po prostu elementem dobrze poukładanego systemu.
Od 2027 roku administracyjne kary będą realnie nakładane. Wcześniej możliwa jest odpowiedzialność karnoskarbowa. KSeF zostanie z nami na lata.
Największym błędem jest odkładanie decyzji do momentu, gdy kontrola zapuka do drzwi. Najrozsądniejszym jest wdrożenie rozwiązania, które sprawia, że temat KSeF przestaje być codziennym problemem. Jeżeli można przejść przez tę zmianę prosto, bez ręcznego pilnowania każdego dokumentu, to warto to zrobić teraz.
